Une partie de la préparation à l’utilisation des TM consiste à établir des accords, y compris des engagements à long terme (LTA), avec les prestataires de services sélectionnés. Veuillez assurer la coordination avec l’Unité de la chaîne d’approvisionnement de Manille (MSCU) et la Division de la chaîne d’approvisionnement si nécessaire. Lorsque vous travaillez avec des prestataires de services ou des partenaires d’exécution, ils devraient suivre les principes de protection des données de l’OIM s’ils reçoivent des données personnelles des bénéficiaires ou s’ils collectent des données personnelles au nom de l’OIM ou en relation avec l’activité. Lorsque vous faites appel à un prestataire de services pour transférer de l’argent aux bénéficiaires, il est également possible d’obtenir une assurance (ou une garantie) sur les espèces à transférer au prestataire de services pour une couverture contre les pertes.

Utiliser des accords d’autres agences des Nations Unies: Il est recommandé d’utiliser des engagements à long terme (LTA) ou des accords existants d’autres agences des Nations Unies afin de réduire les coûts et le temps, et de bénéficier des taux préférentiels déjà négociés.

La procédure pour utiliser un LTA ou un accord de service est la suivante:

• L’agence requérante (le demandeur) prend contact avec l’agence détentrice de l’accord (le titulaire) pour demander l’autorisation de négocier avec le prestataire sur la base des clauses de cet accord et en demander une copie.
• Après approbation, le titulaire doit remplir la fiche d’information LTA (LTA Information Sheet) et la faire signer par l’autorité déléguée (à l’OIM, le chef de l’unité MSCU à Manille). Après avoir été signé, ce document est envoyé au demandeur qui doit également le signer au nom de cette organisation.
• Après avoir accompli cette formalité, le titulaire envoie généralement une note au prestataire l’informant que l’organisme demandeur utilisera le contrat sur la base de la clause prévoyant l’utilisation de l’accord par des tiers. Il n’existe pas de format standard, mais un modèle est disponible à titre de référence.
• Le demandeur doit contacter le prestataire en se référant à la note envoyée par le titulaire et entamer des négociations, qui peuvent aboutir à un accord à long terme ou à un accord de service.

Achats en collaboration et meilleures pratiques relatives à l’utilisation des accords existants d’autres agences des Nations Unies

Contrats assortis d’une composante TIC: Tout projet comportant une composante TIC liée à des logiciels, des services de conseil en TIC, le développement de sites Web/applications ou des services professionnels similaires dépassant 40 pour cent du budget total du projet ou plus de 250 000 USD en valeur de contrat d’achat, le montant le plus bas étant retenu, doit être examiné par la Division ICT. Ces demandes doivent être traitées par e-mail à l’adresse ICTApprovals@iom.int le plus tôt possible durant le processus de planification des projets et des marchés.

Approbation de la Division ICT dans le cadre de la collaboration avec les prestataires de services financiers, par exemple: N’oubliez pas de partager tous les documents justificatifs pertinents avec la Division ICT, y compris l’accord avec le prestataire de services et toutes les annexes, une fois que le prestataire de services a été sélectionné. La Division ICT examinera la proposition du prestataire de services financiers dans laquelle ce dernier décrit comment il « compte prendre toutes les précautions technologiques raisonnables/nécessaires pour assurer la sécurité des données, y compris, mais sans s’y limiter, la sauvegarde, la protection contre les virus, la prévention des intrusions et le cryptage des données lors du transfert et en stockage ».

L’OIM peut utiliser la plateforme électronique du prestataire de services financiers pour effectuer des paiements, vérifier les soldes ou ajouter des données sur les bénéficiaires. C’est pourquoi, dans le cadre de l’approvisionnement, il est nécessaire d’obtenir l’approbation de l’ICT avant de signer un accord.

Le code d’approbation de la Division ICT est requis dans les cas où l’OIM procède à l’achat direct d’un logiciel ou d’une licence à utiliser en interne, pour lesquels l’évaluation technique de l’ICT est nécessaire afin de garantir que le système s’adapte aux normes et règlements de l’OIM.

 

Attention ! Si vous disposez d’un système ou d’une plateforme TIC, l’approbation de la Division ICT est nécessaire. Une fois que vous avez identifié votre prestataire de services financiers, lancez ce processus dès que possible, car il prendra du temps !

 

Une fois qu’un projet a été examiné par la Division ICT et qu’un numéro d’examen ICT lui a été attribué, aucun autre examen ICT n’est requis pour les transactions d’achat qui étaient dans le champ d’application de l’examen ICT, à condition qu’il n’y ait pas de changement dans les composants ICT du projet (conception, technologie, etc.). Si aucun examen préalable n’a été fourni par la Division ICT au niveau du projet, cette dernière examinera les transactions dans le cadre du processus d’examen standard de l’Unité de la chaîne d’approvisionnement de Manille (MSCU), le cas échéant.

Vous trouverez ci-dessous une liste de contrôle qui explique les étapes à suivre pour finaliser la sélection et l’engagement des prestataires de services. Idéalement, cela devrait être fait avant la mise en œuvre d’un programme afin de s’assurer que les TM puissent être fournis en temps voulu.

La procédure pour obtenir le code d’approbation ICT est simple:

1. Envoyez un courriel à « ICT Approvals » à l’adresse ictapprovals@iom.int en demandant le code d’approbation. Les documents justificatifs tels que les documents de projet et les spécifications techniques de la plateforme devraient être joints au courriel.
2. La Division ICT désignera un responsable pour examiner le dossier et attribuer le code d’approbation ICT.
3. Le code d’approbation ICT est ainsi accordé.

Documents de référence:

• IN/267: Règles et procédures de gestion financière: Section E.1.05 Actifs (fixes) incorporels. Cela concerne l’approbation de la Division ICT lorsque l’OIM procède à l’achat des logiciels et des licences, puisque le processus devrait être centralisé via le service « IT Procurement ».
• IN/88: Normes et directives en matière de TIC.
• IN/123: Politiques et directives en matière de TIC.
• IN/284: Note d’orientation sur les modifications apportées à la sélection des partenaires d’exécution et aux procédures de passation de marchés connexes.