Cette section fournit une vue d’ensemble des coupons: les coupons en papier et les coupons électroniques. Lorsque vous utilisez des coupons, vous devez être en mesure de décrire comment les commerçants sont sélectionnés, y compris les critères de sélection, le processus, les unités de l’OIM impliquées dans ce processus et le mode de paiement. En outre, il convient d’examiner les informations pertinentes sur l’exonération fiscale, la fixation des prix ou la marge de manœuvre, le calendrier et la fréquence des paiements, l’équipement et la formation fournis, les mécanismes de contrôle mis en place pour surveiller le comportement et les performances des commerçants, la lutte contre le terrorisme, entre autres.

Il convient de noter que le commerçants doit être sélectionné conformément aux règles de passation de marchés fondées sur des critères transparents (emplacement du commerçants par rapport à la zone cible du projet, espace et dimensions du magasin par rapport au nombre de bénéficiaires, disponibilité des produits en termes de variété et de qualité, capacité à répondre à la demande, traitement des clients, acceptation des termes et conditions de l’OIM) et faire l’objet d’un contrôle restrictif, communément appelé « vetting » en anglais, afin d’atténuer le risque d’acheminer par inadvertance des fonds vers des groupes/individus faisant l’objet de sanctions.

1. Sélection et formation des commerçants: Tout d’abord, vous devrez identifier les commerçants qui participeront au programme (voir la section sur les évaluations liées aux coupons). Une fois identifiés et engagés, ils devront être formés sur le programme. Il s’agira notamment d’expliquer leur rôle et la manière dont ils seront remboursés, y compris les documents dont ils auront besoin pour être remboursés. Il s’agit également de les former à l’identification de faux coupons, à la vérification de l’authenticité du bénéficiaire, à l’utilisation des dispositifs de point de vente pour les coupons électroniques, au suivi des informations de contrôle requises (telles que le ratio hommes/femmes qui échangent les coupons) et au traitement respectueux des bénéficiaires. Un compte commerçant (vendor) dans PRISM sera créé pour tous les commerçants sélectionnés, dûment justifié par l’enregistrement de l’entreprise et l’identification du commerçants.
2. Préparation des coupons: Vous devrez concevoir des coupons avec des caractéristiques de sécurité pour éviter la falsification. Pour les coupons papier, travaillez avec une imprimante fiable et ajoutez des fonctions de sécurité pour réduire le risque de fraude. Pour les coupons électroniques, envisagez d’ajouter des informations biométriques et sélectionnez les caractéristiques techniques les plus appropriées, telles que la bande magnétique, le « sans contact » ou les codes-barres.
3. Communication avec les bénéficiaires: Vous devrez former les bénéficiaires sur l’utilisation des coupons en papier ou électroniques: expliquer quels produits ils peuvent acheter, dans quels magasins et pendant quelle période. Une fois les coupons et les commerçants définis, informez les bénéficiaires de l’heure et du lieu de la distribution des coupons.
4. Distribution des coupons: Pour distribuer les coupons, suivez les procédures de gestion de la distribution de l’OIM pour les biens en nature ou suivez le même processus que celui de la distribution des espèces, comme décrit précédemment, mais gardez à l’esprit que la distribution des coupons nécessite une communication spécifique sur leur utilisation et leurs restrictions.
5. Échange des coupons: Les bénéficiaires échangeront leurs coupons contre des biens et des services dans les magasins sélectionnés. Les commerçants vérifieront les coordonnées des bénéficiaires et l’authenticité des coupons avant d’accepter le paiement en coupons et enregistreront la transaction comme ils le feraient pour des ventes à crédit habituelles.
6. Contrôle des commerçants et de l’utilisation des coupons: Vérifiez que les commerçants offrent aux bénéficiaires la bonne qualité et la bonne quantité de produits, par exemple en effectuant des achats fantômes. Si nécessaire, ajoutez d’autres commerçants au programme pour faire jouer la concurrence.
7. Atténuation des risques: Examinez les risques potentiels et les mesures d’atténuation de ces risques.
8. Paiement des commerçants: L’étape finale consiste à payer les commerçants. À des intervalles de temps convenus, les commerçants doivent présenter une facture, dûment justifiée par les coupons échangés, pour être payés.

Une autre option, qui est appropriée lorsqu’il y a un manque de magasins disponibles dans la zone ciblée, est d’organiser des foires avec une durée et un lieu précis pour que les bénéficiaires puissent utiliser leurs coupons.
 

IN/168 - Manuel sur la passation des marchés