5.6.1 Planification des Distributions
La première étape de la planification des distributions consiste à établir un tableau des transferts financiers prévus. Une représentation visuelle de la manière dont les fonds et les informations (y compris la documentation) circulent dans le(s) système(s) permet d’identifier les étapes exactes nécessaires à la réalisation des transferts. À noter: impliquez le service de sécurité du bureau pays ou du bureau régional pendant le processus de planification de la distribution afin d’atténuer les risques. Incluez l’engagement de la protection dans la planification et tout soutien sur l’identification et l’atténuation des risques de protection, ou assurez-vous que le personnel sectoriel dispose de bonnes capacités pour garantir une attention adéquate aux risques de protection auxquels sont confrontés les participants au projet et les autres membres de la communauté.
Au cours du processus de cartographie, la traçabilité de chaque mouvement doit être vérifiée. Si des étapes sont identifiées comme n’étant pas traçables, des corrections seront nécessaires. La traçabilité est essentielle pour répondre aux exigences en matière de conformité.
Les préparatifs de transfert seront très différents selon le mécanisme utilisé, la répartition des responsabilités entre l’OIM et le partenaire d’exécution/le prestataire de services financiers/le commerçant, par exemple, l’utilisation de coupons nécessitera la formation des commerçants sur le processus d’échange, la vérification, la consolidation et le paiement.
Figure 11: Exemple de carte des flux de transferts financiers.
Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge. Lignes directrices sur les programmes de transferts monétaires: Outils pratiques 7. Planification des flux financiers.
Note: Il est recommandé d’éviter les paiements anticipés. Si des paiements anticipés doivent être pris en considération, veuillez consulter la section pertinente de la note d’orientation IN 284 (en particulier les articles 2.14 et 3.9 à 3.14).
En fonction du mécanisme de transfert utilisé et de la répartition des responsabilités entre l’OIM et le partenaire d’exécution, envisagez d’ajouter une étape relative à l’identification de la zone de décaissement et à la conception du processus de décaissement. La conception doit être sensible à la protection et prendre en compte l’accès équitable de tous les bénéficiaires et la sécurité du personnel. Si le décaissement est une responsabilité première de l’OIM, les procédures opérationnelles standard doivent également prévoir la formation du personnel aux procédures de décaissement.
La distribution d’espèces ou de coupons ne diffère pas nécessairement beaucoup de distribution en nature. Cependant, il existe des différences en fonction de la modalité et du mécanisme de distribution.
Formation et communication avant la distribution
Fournissez au personnel de terrain, y compris celui des PSF, une vue d’ensemble du programme, ainsi des explications plus détaillée au sujet du rôle spécifique de chaque acteur. Assurez-vous que toutes les parties concernées comprennent leur rôle et leurs responsabilités dans le processus de distribution. Veillez à ce que la formation prenne en compte les questions de protection et d’intégration des personnes en situation d’handicap afin d’éviter de porter préjudice aux communautés. Si nécessaire, formez les bénéficiaires au mécanisme de paiement.
Si les TM ne présentent pas plus de risques que d’autres modalités d’assistance qui permettent de répondre aux besoins de base, il existe toujours un important déséquilibre de pouvoir, et donc un risque de violence ou d’exploitation. Par exemple, il peut y avoir des risques accrus d’exploitation et de violences sexuelles dans le cadre des TM lorsque les besoins de base ne sont pas satisfaits ou insuffisamment satisfaits, et il y a un risque que des faveurs sexuelles soient échangées contre de l’argent. C’est pour cette raison que l’on rappelle au personnel la formation obligatoire à la prévention de l’exploitation et des violences sexuelles (PSEA) et les six micromodules en tant que rappels des normes de conduite en vigueur à l’OIM.
Figure 12: Exemple d’organisation de distribution de transferts monétaires sur site
Exemple de distribution, tiré du module d’apprentissage en ligne « Core CTP Skills for Supply Chain, Finance, & ICT staff - Learning Materials Unit 5: Distribution Cycle & Monitoring », développé par le Fritz Institute et le CALP Network, en collaboration avec l’International Rescue Committee.
Coordination avant la distribution et aspects logistiques
Vous devrez sélectionner et organiser les sites de distribution, en collaboration avec la communauté et les autres parties prenantes. Ensuite, prenez des dispositions pour les personnes en situation d’handicap ou ayant d’autres besoins spécifiques en termes de réception des notifications, de transport vers le site de distribution et de temps d’attente sur le site. Prenez également des dispositions pour réduire les risques de sécurité pour les bénéficiaires, en particulier les femmes, les agents de distribution et le personnel du programme à toutes les étapes avant, pendant et après la distribution des espèces ou des coupons. Pour chaque site de distribution, identifiez un itinéraire d’évacuation au cas où la distribution devrait être interrompue et le personnel évacué du site. En outre, veillez à conclure un accord avec le PSF à ce stade sur la manière dont il est censé gérer les rapports, y compris les informations requises, sous quel format et à quelle fréquence.
La carte (figure 12) montre un site de distribution, avec une planification et un flux de processus appropriés. Bien que le personnel des opérations ait la responsabilité et l’obligation de rendre compte des distributions, il est important que le personnel d’appui comprenne le fonctionnement des activités de distribution.
Planification des distributions
Protection: Envisagez d’aménager un espace pour les enfants, en particulier lorsqu’il est prévu que la distribution prenne un certain temps.