L’encaissement est le processus qui consiste à encaisser un chèque, un mandat, un billet ou tout autre instrument financier À l’ère du numérique, il est important de connaître toutes les étapes et d’être en mesure de suivre le flux des fonds, afin de réduire le risque de détournement. Le processus d’encaissement commence avec le lancement du cycle de distribution et se termine lorsque le cycle a été réconcilié, payé (si post factum), déclaré et clôturé.
5.7.1 Planification des Encaissements et Mobilisation des Agents
Demandez au PSF une liste de ses agents, avec leur emplacement et leur capacité d’encaissement quotidienne. Utilisez ces informations pour regrouper les bénéficiaires qui auront accès aux différents points de distribution. À ce stade, vous devez également planifier le montant des paiements, les dates de distribution et le type d’identification des bénéficiaires qui sera requis.
Protection: Dans certains contextes, les femmes se méfient des PSF, et il serait utile d’examiner si cela est applicable dans le contexte au moyen d’évaluations et d’analyses au moment de déterminer ce qu’il convient d’utiliser.
5.7.2 Mise en œuvre des Activités d’Encaissement
Premièrement, assurer la disponibilité des fonds, soit l’OIM fournira les fonds au PSF, soit ce dernier utilisera initialement ses fonds internes, conformément aux termes de l’accord. Deuxièmement, veillez à informer les bénéficiaires du jour et du lieu de la distribution en espèces, ainsi que des documents d’identité qu’ils doivent apporter pour accéder au paiement. Troisièmement, vous ordonnerez le transfert d’espèces, ce qui autorisera le PSF à distribuer les fonds. Après la distribution des fonds, le PSF devrait fournir des rapports réguliers sur l’état des subventions en espèces, en suivant le format de rapport convenu, par exemple ce qui a été distribué et ce qui a été retiré.