Parte de la preparación para usar PTM es crear acuerdos, incluidos acuerdos a largo plazo (o LTA, por sus siglas en inglés), con proveedores de servicios seleccionados. Asegure la coordinación con la Unidad de Cadena de Suministro de Manila (MSCU) y la División de Cadena de Suministro (SCD) cuando sea necesario. Al trabajar con proveedores de servicios o socios implementadores, deben seguir los principios de protección de datos de la OIM si reciben datos personales de personas beneficiarias o recopilan datos personales en nombre de la OIM o en relación con la actividad. Al contratar un proveedor de servicios para transferir dinero a las personas beneficiarias, también es posible obtener un seguro (o garantía) sobre el efectivo que se transferirá al proveedor de servicios para la cobertura contra pérdidas.

Piggybacking o aprovechar los acuerdos de otras agencias de la ONU: Se recomienda utilizar el LTA existente o el acuerdo de servicio de otras agencias de la ONU para reducir costos y tiempo, y para beneficiarse de tarifas preferenciales ya negociadas.

El procedimiento para aprovechar un LTA o acuerdo de servicio debe ser el siguiente:

• La agencia solicitante (solicitante) se pone en contacto con la agencia que tiene el contrato (titular) solicitando aprobación para negociar con el proveedor en base a las cláusulas de este contrato y solicitando una copia.
• Después de la aprobación, el titular debe completar la Hoja de información de LTA y hacer que la autoridad delegada la firme (en la OIM, la MSCU principal en Manila). Una vez firmado, este documento se envía al solicitante, quien también debe firmarlo en nombre de esta organización.
• Luego de cumplir con esta formalidad, generalmente el titular envía una nota al proveedor informando que la agencia solicitante hará uso del contrato con base en la cláusula de piggybacking. No hay un formato estándar, pero hay una muestra disponible como referencia.
• El solicitante debe ponerse en contacto con el proveedor con referencia a la nota enviada por el titular y comenzar las negociaciones, lo que puede resultar en un LTA o acuerdo de servicio.

Adquisición colaborativa y mejores prácticas sobre el aprovechamiento (piggybacking) de los acuerdos existentes de la ONU 

Contratos con un componente de ICT: Cualquier proyecto con componentes de ICT relacionados con software, consultoría de ICT, desarrollo de sitios web/aplicaciones o servicios profesionales similares por encima del 40 por ciento del presupuesto total del proyecto o por encima de USD 250 000 en valor de contrato de adquisición, lo que sea menor, requieren de una revisión por parte de la División ICT. Dichas solicitudes deben procesarse a través de ICTApprovals@iom.int lo antes posible dentro del proceso de planificación del proyecto y las adquisiciones.

Aprobación de ICT cuando trabaje con FSP, por ejemplo: Recuerde compartir todos los documentos de respaldo relevantes con ICT, incluido el acuerdo con el proveedor de servicios y todos los anexos, una vez que se haya seleccionado el proveedor de servicios. ICT revisaría una propuesta de FSP en la que el FSP debe describir cómo "tomaría todas las precauciones tecnológicas razonables/necesarias para proteger los datos, incluyendo, entre otras cosas, copias de seguridad, protección contra virus, prevención de intrusiones y cifrado de datos en tránsito y en reposo".

La OIM puede utilizar la plataforma electrónica del proveedor de servicios financieros para realizar pagos, consultar saldos o agregar datos de personas beneficiarias. Por esta razón, se requiere que el departamento de adquisiciones obtenga la aprobación de ICT antes de firmar un acuerdo. El código de aprobación de ICT se requiere en los casos en que la OIM está comprando directamente un software o una licencia para uso interno, para lo cual se necesita la evaluación técnica de ICT para garantizar que el sistema se adapte a los estándares y reglamentos de la OIM.
 

Precaución: Si tiene un sistema o plataforma de ICT, se requiere la aprobación de ICT. Una vez que haya identificado su proveedor de servicios financieros, inicie este proceso lo antes posible; ¡tomará tiempo!


Una vez que ICT revisa un proyecto y le asigna un número de revisión de ICT, no se requiere más revisión de ICT en las transacciones de adquisiciones que estaban dentro del alcance de la revisión de ICT, siempre que no haya cambios en los componentes de ICT dentro del proyecto (diseño, tecnología, etc.). Si ICT no ha hecho una revisión previa a nivel de proyecto, ICT revisará las transacciones dentro del proceso de revisión estándar de la Unidad de Cadena de Suministro de Manila (MSCU) según corresponda.

A continuación, se incluye una lista de verificación que explica los pasos a seguir al finalizar la selección y contratación de proveedores de servicios. Idealmente, esto debe hacerse antes de que se implemente un programa para garantizar que PTM se puedan entregar de manera oportuna.

El procedimiento para obtener el código de homologación ICT es sencillo:

1. Envíe un correo electrónico a Aprobaciones ICT en ictapprovals@iom.int solicitando el código de aprobación. Se deben adjuntar documentos de respaldo tales como documentos del proyecto y especificaciones técnicas de la plataforma.
2. ICT asignará un revisor para asignar el código de aprobación ICT.
3. Se otorga código de aprobación ICT.

Documentos importantes:

• IN/267: Normas y procedimientos de gestión financiera (FMRP): Sección E.1.05 Activos intangibles (fijos). Esto se relaciona con la aprobación ICT cuando la OIM compra software y licencias, ya que esto debe centralizarse a través de Adquisiciones de ICT.
• IN/88: Normas y Directrices de ICT.
• IN/123: Políticas y Directrices de ICT.
• IN/284: Cambios en la Selección de Socios Implementadores de Adquisiciones y Procedimientos de Contratación Relacionados.