5.6.1 Planificación de distribución
El primer paso en la planificación de las distribuciones es trazar el diagrama de flujo de transferencia financiera previsto. La representación visual de cómo se mueven los fondos y la información (incluida la documentación) a través de los sistemas ayuda a identificar los pasos exactos necesarios para ejecutar las transferencias. Importante: involucre al área de seguridad de la oficina de país o regional durante el proceso de planificación de la distribución para mitigar los riesgos. Incluya el compromiso de protección en la planificación, al igual que cualquier apoyo en la identificación y mitigación de riesgos de protección, o garantice que el personal del sector tenga buenas capacidades para asegurar un enfoque adecuado en los riesgos de protección que enfrentan las personas participantes del proyecto y otros miembros de la comunidad.
Los preparativos de la transferencia diferirán mucho según el mecanismo de transferencia, y la división de responsabilidades entre la OIM y el IP/FSP/proveedor. Por ejemplo, el uso de cupones requerirá la capacitación de los proveedores sobre el proceso de redención, verificación, consolidación y pago.
Nota: Se recomienda evitar los pagos por adelantado. En caso de que se deban considerar pagos por adelantado, consulte la disposición pertinente en la IN 284 (en particular, los artículos 2.14 y del 3.9 al 3.14).
Según el mecanismo de transferencia utilizado y la división de responsabilidades entre la OIM y el IP, considere agregar un paso relacionado con la identificación del área de desembolso y el diseño del proceso de desembolso. El diseño debe tener en cuenta la protección y considerar tanto el acceso equitativo de todas las personas beneficiarias, como la seguridad del personal. Si el desembolso es una responsabilidad principal de la OIM, los SOP también deben indicar la capacitación del personal sobre los procedimientos de desembolso.
La distribución o entrega de transferencias monetarias o cupones de asistencia no difiere necesariamente mucho de las distribuciones en especie. Sin embargo, existen diferencias según la modalidad y el mecanismo de entrega.
Figura 11: Ejemplo de un mapa de flujo de transferencias financieras
Las “Directrices para la programación de transferencias de efectivo” del Movimiento Internacional de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja: Herramienta práctica 7: Planificación de los flujos financieros.
Capacitación y comunicación previas a la distribución
Proporcione al personal de campo, incluido el personal de FSP, una visión general del programa, además de dar una explicación más detallada y específica de cada actor. Asegúrese que todas las partes involucradas entiendan su función y responsabilidades en el proceso de distribución y; que la capacitación contemple temas de protección e inclusión de la discapacidad para evitar perjudicar a las comunidades. Si es necesario, capacite a las personas beneficiarias sobre el mecanismo de pago.
Si bien los PTM no son más riesgosas que otras modalidades de asistencia que ayudan a satisfacer las necesidades básicas, sigue existiendo un desequilibrio de poder significativo y, por lo tanto, existe el riesgo de abuso o explotación. Por ejemplo, puede haber mayores riesgos de EAS con PTM cuando las necesidades básicas no están cubiertas o no están suficientemente satisfechas, y existe el riesgo de que los favores sexuales puedan intercambiarse por dinero en efectivo. Por este motivo, se recuerda al personal la capacitación obligatoria sobre PSEA y los seis micromódulos como repaso de las normas de conducta de la OIM.
Coordinación previa a la distribución y consideraciones logísticas
Usted deberá seleccionar y organizar los sitios de distribución, lo cual se hace mejor en colaboración con la comunidad y otras partes interesadas. Luego, haga los arreglos para las personas con discapacidad o con otras necesidades específicas en términos de cómo reciben las notificaciones, su transporte al sitio de distribución y el tiempo de espera en el sitio. También haga arreglos para reducir los riesgos de seguridad para los beneficiarios, especialmente las mujeres, los agentes de entrega y el personal del programa durante todos los pasos antes, durante y después de distribuir efectivo o cupones.
Para cada sitio de distribución, identifique una ruta de evacuación en caso de que la distribución deba ser interrumpida y el personal evacuado del sitio. Además, asegúrese de llegar a un acuerdo con el proveedor de servicios financieros, en esta etapa, sobre cómo se espera que se manejen los informes, incluida la información requerida, formato y con qué frecuencia.
El mapa (Figura 12) muestra un sitio de distribución, con una adecuada planificación y flujo de procesos. Si bien el área operativa sería responsable de las distribuciones, es importante que el personal de apoyo comprenda cómo funcionan las distribuciones.
Figura 12: Ejemplo de organización de distribución PTM in situ
Ejemplo de una distribución, procedente del módulo de aprendizaje electrónico "Habilidades básicas de PTM para el personal de cadena de suministro, finanzas y TIC - Unidad de materiales de aprendizaje 5: Ciclo de distribución y seguimiento", desarrollado por el Instituto Fritz y la CALP Network, en colaboración con el Comité Internacional de Rescate.
Protección: Considere la posibilidad de establecer un espacio para niños y niñas, especialmente cuando se prevé que la distribución demorará algún tiempo.